Was bedeutet Angebotsfrist?
Die Angebotsfrist, auch Angebotsfrist oder Abgabefrist genannt, ist der vom Auftraggeber festgelegte Zeitraum, innerhalb dessen Bieter ihre Angebote einreichen muessen. Sie beginnt in der Regel mit der Veroeffentlichung der Auftragsbekanntmachung und endet zu einem exakt bestimmten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit). Angebote, die nach Ablauf der Angebotsfrist eingehen, werden zwingend vom Verfahren ausgeschlossen, unabhaengig davon, ob die Verspaetung vom Bieter verschuldet wurde.
Im EU-weiten offenen Verfahren betraegt die Mindestangebotsfrist grundsaetzlich 35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung. Wurde eine Vorinformation veroeffentlicht, kann diese Frist unter bestimmten Voraussetzungen auf 15 Tage verkuerzt werden. Bei beschleunigten Verfahren, die in dringenden Faellen zulaessig sind, kann die Frist ebenfalls reduziert werden. Im Unterschwellenbereich gelten kuerzere Fristen, die je nach Verfahrensart und Landesrecht variieren.
Der Auftraggeber muss bei der Festlegung der Angebotsfrist die Komplexitaet des Auftrags und den Aufwand fuer die Angebotserstellung beruecksichtigen. Werden die Vergabeunterlagen oder die Bekanntmachung waehrend der Angebotsfrist geaendert, muss die Frist in der Regel verlaengert werden, um den Bietern ausreichend Zeit zur Beruecksichtigung der Aenderungen zu geben. Gleiches gilt, wenn Bieterfragen wesentliche Klarstellungen erfordern.
Relevanz fuer Bieter
Die Einhaltung der Angebotsfrist ist fuer Bieter von hoechster Bedeutung. Auch minimal verspaetete Angebote werden unweigerlich ausgeschlossen, selbst wenn sie inhaltlich das beste Angebot darstellen. Bieter sollten daher ausreichend Zeitpuffer einplanen, insbesondere bei der elektronischen Angebotsabgabe, bei der technische Probleme wie Uploadfehler oder Serverausfaelle auftreten koennen.
Es empfiehlt sich, die Angebotsabgabe nicht auf die letzten Minuten vor Fristablauf zu verschieben. Viele Vergabeportale protokollieren den genauen Eingang sekundenscharf. Bieter sollten sich ausserdem vergewissern, dass sie die richtige Zeitzone beachten und alle geforderten Unterlagen vollstaendig hochgeladen haben. Bei Unklarheiten ueber die Frist oder technischen Problemen sollte umgehend der Auftraggeber kontaktiert werden.
Rechtlicher Rahmen
Die Mindestfristen fuer EU-weite Vergabeverfahren sind in den Paragraphen 15 bis 20 VgV geregelt. Fuer den Unterschwellenbereich finden sich die Fristenregelungen in Paragraph 13 UVgO. Die VOB/A regelt die Fristen fuer Bauauftraege. Die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU gibt in Artikel 27 bis 31 die europaeischen Mindestfristen vor, die bei der Umsetzung in nationales Recht nicht unterschritten werden duerfen.