Was bedeutet eForms?
eForms (electronic Forms) sind die neuen EU-weit standardisierten elektronischen Formulare fuer die Erstellung und Veroeffentlichung von Bekanntmachungen im oeffentlichen Vergabewesen. Sie ersetzen die bisherigen Standardformulare (sogenannte TED-Formulare) und wurden durch die Durchfuehrungsverordnung (EU) 2019/1780 eingefuehrt. In Deutschland ist die Verwendung von eForms seit dem 25. Oktober 2023 fuer alle EU-weiten Bekanntmachungen verpflichtend.
Das eForms-System umfasst verschiedene Bekanntmachungstypen, darunter Vorinformationen, Auftragsbekanntmachungen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachungen ueber Vertragsaenderungen. Die Formulare basieren auf einem umfangreichen Datenkatalog mit mehreren hundert Feldern, von denen je nach Bekanntmachungstyp und Verfahrensart eine bestimmte Auswahl auszufuellen ist. Die Daten werden in einem standardisierten XML-Format strukturiert und an die Plattform TED (Tenders Electronic Daily) uebermittelt.
Die Einfuehrung von eForms verfolgt mehrere Ziele: die Erhoehung der Datenqualitaet und -vergleichbarkeit, die Verbesserung der Transparenz, die Erleichterung der Datenauswertung fuer statistische und analytische Zwecke sowie die Vereinfachung der grenzueberschreitenden Teilnahme an oeffentlichen Ausschreibungen. In Deutschland wurde der nationale eForms-Standard als DE-Standard entwickelt, der die europaeischen Vorgaben umsetzt und nationale Besonderheiten beruecksichtigt.
Relevanz fuer Bieter
Fuer Bieter bedeutet die Einfuehrung von eForms eine verbesserte Auffindbarkeit und Vergleichbarkeit von Ausschreibungen. Die standardisierte Datenstruktur ermoeglicht praezisere Suchabfragen auf TED und nationalen Vergabeportalen. Insbesondere die einheitliche Verwendung von CPV-Codes, NUTS-Codes und weiteren Klassifikationen erleichtert die automatisierte Ueberwachung relevanter Ausschreibungen.
Bieter profitieren zudem von einer hoeheren Informationsqualitaet der Bekanntmachungen, da eForms detailliertere und strukturiertere Angaben zu Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Losinformationen und Vertragsbedingungen enthalten. Dies ermoeglicht eine schnellere und fundierte Entscheidung ueber die Teilnahme an einer Ausschreibung. Gleichzeitig muessen sich Bieter auf das neue Format einstellen und ihre internen Monitoring-Systeme entsprechend anpassen.
Rechtlicher Rahmen
Die rechtliche Grundlage fuer eForms bildet die Durchfuehrungsverordnung (EU) 2019/1780, die durch die Verordnung (EU) 2022/2303 geaendert wurde. In Deutschland regelt das eForms-Anpassungsgesetz die nationale Umsetzung. Der deutsche eForms-Standard (DE-Standard) wird vom Datenservice Oeffentlicher Einkauf (DoeE) im Beschaffungsamt des BMI verwaltet und kontinuierlich weiterentwickelt. Die Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) nutzt die eForms-Daten fuer die Vergabestatistik.