Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut für das Politische Archiv des Auswärtigen Amts (PA AA) - Projekt Akten aus dem RZ-Bestand

Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut für das Politische Archiv des Auswärtigen Amts (PA AA) - Projekt Akten aus dem RZ-Bestand

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Digitalisierung von Archivgut einschl. konservatorischer Vorarbeiten und notwendiger Transportleistungen zwischen dem Politischen Archiv des Auswärtigen Amts (PA AA) und der Auftragnehmerin. In diesem Projekt handelt es sich vor allem um Archivgut aus der Zeit von 1920 bis 1945.

Vorraussichtlicher Zeitraum der Ausführung: Beginn: ..

Ende: ..Unterteilung in Lose: keine Losaufteilung

Zusätzliche Informationen: Fortsetzung Nr. 11

● Lagerung: Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung. (Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4.7, zu entnehmen).

● Transport: Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden. Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.

(!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.

d) Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Digitalisierung und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können.

Bitte berücksichtigen Sie in Ihrer Darlegung besonders folgende Aspekte:

(1) Beschreiben Sie den Hin- und Rücktransport des Archivguts

(2) Wie wird im Gesamtprozess die innere Ordnung des Archivguts beibehalten (technische und organisatorische Maßnahmen)?

(3) Wie wird bei der Vor- und Nachbereitung sowie bei der Digitalisierung sichergestellt, dass Schäden am Archivgut weitestgehend verhindert werden?

(4) Wie wird sichergestellt, dass nur solche Digitalisate, die den Qualitätsvorgaben der Leistungsbeschreibung entsprechen, an das PA AA übergeben werden?

(5) Wie wird sichergestellt, dass die maximale Verweilfrist von 12 Wochen nicht überschritten wird?

Die Einreichung des Zertifikats nach DIN ISO EN 9001 entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.

Mit Einreichung der Konzepte zur Leistung erklärt der Bieter, dass er die Leistung wie beschrieben zu dem angebotenen Preisen ausführen wird.

e) Zusätzliche Information: Die Beschaffung wird für das das Politische Archiv des Auswärtigen Amts (PA AA) durchgeführt.

f) Besichtigung des Archivgutes

Am 28.04.2026 oder 29.04.2026 müssen alle interessierten, potentiellen Bieter einen Einblick in Unterlagen, die für die Digitalisierung vorgesehen sind, in den Diensträumen des PA AA nehmen. Es werden beispielhafte Archivalien der für die Digitalisierung ausgewählten Bestände gezeigt. Die Wahrnehmung dieses Angebots ist verpflichtend und wird für das Einreichen eines gültigen Angebotes vorausgesetzt.

Zur Organisation der Ortsbegehungstermine ist es notwendig, dass sich der Bieter bis spätestens 23.04.2026 beim Beschaffungsamt des BMI anmeldet (Kontaktaufnahme über die Nachrichten-funktion der eVergabe).

Die Anzahl der Personen pro Bieter ist dabei auf maximal zwei beschränkt. Der Anmeldung ist eine Liste mit folgenden Informationen pro Bieter beizufügen:

Vorname, Name, Funktion (z. B. Vertrieb, Consultant, usw.), Personalausweisnummer (bei Bedarf), Mobilfunknummer.

Die Ortsbegehungen werden im Politischen Archiv des Auswärtigen Amts in 10117 Berlin durchgeführt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Besichtigungstermin einzig der Einsichtnahme in einzelne Bestände des Archivgutes dienen soll. Eine Beantwortung fachlicher oder die Form betreffende Fragen zur Ausschreibung vor Ort erfolgt nicht. Diese können in Form einer Bieterfrage nachträglich auf der eVergabe-Plattform gestellt werden, die Antworten werden allen Teilnehmern von der Vergabestelle über die eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt.

g) Erstellung von Test-Digitalisaten

Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zu einer Teststellung aller für die Auftragsausführung vorgesehenen Scanner - soweit diese bereits vorhanden sind - aufgefordert werden. Eine Aufforderung zur Teststellung erfolgt hierbei nach erster Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote gegenüber dem vorgesehenen Zuschlagsdestinatär. Die Teststellung schließt auch die Erstellung von Test-Digitalisaten als auch die Vorbereitung der Archivalien mit ein. In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des PA AA spezifische Archivalien zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die für jeden Scanner erforderlichen Testaufnahmen sowie Digitalisate der Archivalien und leitet diese zusammen mit den zur Auswertung benötigten Daten an das PA AA zurück. Der Zuschlag kann, nach Durchführung einer Teststellung, nur erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen sicher erfüllt werden können. Auf eine Teststellung des Zuschlagdestinatärs der Vergabestelle kann lediglich verzichtet werden, wenn die technisch einwandfreie Umsetzung der Anforderungen in einem bestehenden Leistungsverhältnis mit der Auftraggeberin nachgewiesen wurde. Entsprechende Erfahrungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das PA AA kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht.

h) Besichtigung der Produktions- und Lagerräume

Für eine abschließende Prüfung der Eignung des Bieters und seiner für die Leistungserbringung vorgesehenen Ausstattung behält sich die Vergabestelle eine Besichtigung der Lager- und Arbeitsräume im Beisein von Mitarbeitern des Archivs vor. Stellt sich heraus, dass Anforderungen der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt werden, kann dem Bieter der Zuschlag nicht erteilt werden.

i) Mit dem Angebot ist als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen die Anlage Eigenerklärung Ausschlussgründe einzureichen.