Was bedeutet Submission?
Die Submission, auch Angebotseroeffnung oder Eroeffnungstermin genannt, bezeichnet den formellen Vorgang der Oeffnung und Verlesung der eingegangenen Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist. Dieser Akt markiert einen zentralen Zeitpunkt im Vergabeverfahren, da ab diesem Moment die Inhalte der Angebote dem Auftraggeber bekannt werden und das Vertraulichkeitsprinzip gegenueber den Bietern wirksam wird.
Historisch war die Submission ein oeffentlicher Termin, bei dem Bieter oder deren Vertreter anwesend sein konnten und die wesentlichen Angebotseckdaten wie Bieternamen und Angebotspreise verlesen wurden. Im Bereich der Bauvergaben nach VOB/A ist die Teilnahme der Bieter am Eroeffnungstermin nach wie vor zulaessig. Hier werden die Angebote in Gegenwart der erschienenen Bieter geoeffnet und die Angebotsendbetraege verlesen. Diese Transparenz soll sicherstellen, dass nach der Oeffnung keine Manipulationen an den Angeboten vorgenommen werden.
Mit der zunehmenden Digitalisierung und der Einfuehrung der elektronischen Vergabe hat sich das Submissionsverfahren gewandelt. Bei elektronisch eingereichten Angeboten erfolgt die Oeffnung digital, wobei technische Sicherungsmassnahmen gewaehrleisten, dass die Angebote vor dem Eroeffnungszeitpunkt weder eingesehen noch veraendert werden koennen. Bei Liefer- und Dienstleistungsvergaben nach VgV findet kein oeffentlicher Eroeffnungstermin statt; die Oeffnung erfolgt intern durch die Vergabestelle.
Relevanz fuer Bieter
Fuer Bieter ist der Submissionstermin aus mehreren Gruenden relevant. Zunaechst definiert er die absolute Deadline fuer die Angebotsabgabe. Angebote, die nach dem Submissionstermin eingehen, werden grundsaetzlich ausgeschlossen, unabhaengig von den Gruenden fuer die verspaetete Abgabe. Bei elektronischer Angebotsabgabe ist der Zeitstempel des Eingangs auf der Vergabeplattform massgeblich.
Bei Bauvergaben haben Bieter das Recht, am Eroeffnungstermin teilzunehmen und die verlesenen Informationen zu notieren. Dies ermoeglicht eine erste Einschaetzung der Wettbewerbssituation. Bieter erhalten so unmittelbar Kenntnis ueber die Zahl der Mitbewerber und deren Angebotspreise, was fuer die weitere Geschaeftsstrategie wertvoll sein kann.
Rechtlicher Rahmen
Fuer Bauleistungen regelt Paragraph 14 VOB/A den Eroeffnungstermin im Detail. Im Oberschwellenbereich finden sich die Bestimmungen in Paragraph 14 VOB/A-EU. Fuer Liefer- und Dienstleistungen im Oberschwellenbereich regelt Paragraph 55 VgV die Oeffnung der Angebote. Die UVgO enthaelt in Paragraph 40 entsprechende Regelungen fuer den Unterschwellenbereich. Wesentlich ist, dass die Integrität der Angebote bis zum Eroeffnungszeitpunkt gewaehrleistet sein muss und alle Angebote gleichzeitig geoeffnet werden.