Was bedeutet Digitale Angebotsabgabe?
Die digitale Angebotsabgabe ist die elektronische Einreichung von Angeboten und Teilnahmeantraegen ueber Vergabeportale. Seit dem 18. Oktober 2018 ist die elektronische Angebotsabgabe bei EU-weiten Vergabeverfahren fuer alle oeffentlichen Auftraggeber verpflichtend. Auch im Unterschwellenbereich hat sich die digitale Einreichung weitgehend durchgesetzt. Papierbasierte Angebote sind nur noch in eng begrenzten Ausnahemfaellen zulaessig.
Die technische Abwicklung erfolgt ueber sogenannte Vergabeplattformen oder E-Vergabe-Systeme, die eine sichere und vertrauliche Uebermittlung der Angebotsdaten gewaehrleisten. Der Bieter laedt seine Angebotsunterlagen in einem definierten elektronischen Format auf die Plattform hoch. Das System dokumentiert den exakten Eingangszeitpunkt und stellt sicher, dass die Angebote bis zum Ablauf der Oeffnungsfrist verschluesselt und fuer den Auftraggeber nicht einsehbar sind. Erst nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Entschluesselung und Oeffnung der Angebote.
Je nach Vergabeplattform und Anforderungen des Auftraggebers koennen unterschiedliche Sicherheitsstufen vorgesehen sein. In einigen Faellen genuegt eine einfache Textform, in anderen wird eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt. Die meisten Vergabeportale bieten eine eigene Bietersoftware oder ein Bietermodul an, ueber das die Angebotsabgabe abgewickelt wird. Bekannte Plattformen in Deutschland sind unter anderem die eVergabe des Bundes, das Deutsche Vergabeportal (DTVP), subreport und verschiedene laenderspezifische Systeme.
Relevanz fuer Bieter
Die Umstellung auf die digitale Angebotsabgabe erfordert von Bietern eine entsprechende technische Ausstattung und organisatorische Vorbereitung. Unternehmen muessen sich auf den relevanten Vergabeportalen registrieren, die erforderliche Software installieren und ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Systemen schulen. Es empfiehlt sich, die Angebotsabgabe vorab zu testen, um technische Probleme am Tag der Abgabe zu vermeiden.
Bieter sollten ausreichend Zeitpuffer fuer die digitale Einreichung einplanen. Uploadzeiten bei grossen Dateien, Serverueberlastungen kurz vor Fristablauf oder technische Kompatibilitaetsprobleme koennen zu Verzoegerungen fuehren. Ein verspaeteter Eingang fuehrt auch bei technischen Problemen in der Regel zum Angebotsausschluss, es sei denn, die Verspaetung ist ausschliesslich der Sphare des Auftraggebers zuzurechnen.
Rechtlicher Rahmen
Die Pflicht zur elektronischen Angebotsabgabe ergibt sich aus Paragraph 53 VgV fuer den Oberschwellenbereich. Paragraph 38 UVgO regelt die elektronische Kommunikation im Unterschwellenbereich. Die technischen Anforderungen an die Vertraulichkeit und Integritaet der uebermittelten Daten werden durch die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU und die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 fuer elektronische Signaturen definiert.