Was bedeutet Freihaendige Vergabe?
Die freihaendige Vergabe, in der aktuellen Terminologie der UVgO als Verhandlungsvergabe bezeichnet, ist ein Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich, bei dem der Auftraggeber einen oder mehrere Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auffordert und ueber die Angebote verhandeln kann. Im Gegensatz zu den formalisierten Verfahren (oeffentliche Ausschreibung, beschraenkte Ausschreibung) bietet die freihaendige Vergabe dem Auftraggeber einen groesseren Gestaltungsspielraum hinsichtlich der Verfahrensgestaltung.
Die freihaendige Vergabe kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgefuehrt werden. Bei der Variante mit Teilnahmewettbewerb wird die Ausschreibung veroeffentlicht, und interessierte Unternehmen koennen sich bewerben. Der Auftraggeber waehlt dann geeignete Bewerber aus und verhandelt mit ihnen ueber die Angebote. Bei der Variante ohne Teilnahmewettbewerb wendet sich der Auftraggeber direkt an ausgewaehlte Unternehmen. Diese Variante ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulaessig, etwa wenn eine oeffentliche oder beschraenkte Ausschreibung erfolglos war, bei besonderer Dringlichkeit oder wenn die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann.
Das Pendant der freihaendigen Vergabe im Oberschwellenbereich ist das Verhandlungsverfahren gemaess VgV. Beiden Verfahrensarten ist gemeinsam, dass der Auftraggeber mit den Bietern ueber die Angebotsinhalte verhandeln darf, was bei offenen und nicht offenen Verfahren grundsaetzlich unzulaessig ist.
Relevanz fuer Bieter
Die freihaendige Vergabe bietet Bietern die Moeglichkeit, ihr Angebot im Dialog mit dem Auftraggeber zu optimieren. Durch Verhandlungen koennen Missverstaendnisse ausgeraeumt, Leistungsinhalte praezisiert und Konditionen angepasst werden. Dies kann insbesondere bei komplexen oder innovativen Leistungen vorteilhaft sein, bei denen die Anforderungen nicht eindeutig im Voraus definiert werden koennen.
Allerdings ist die Transparenz bei freihaendigen Vergaben geringer als bei oeffentlichen Verfahren. Bieter, die nicht direkt angesprochen werden, erfahren moeglicherweise nichts von der Ausschreibung. Daher empfiehlt es sich, gute Beziehungen zu oeffentlichen Auftraggebern zu pflegen und im AVPQ eingetragen zu sein. Bieter sollten zudem beachten, dass auch bei freihaendigen Vergaben die Grundsaetze der Gleichbehandlung und des Wettbewerbs gelten.
Rechtlicher Rahmen
Die freihaendige Vergabe, jetzt als Verhandlungsvergabe bezeichnet, ist in Paragraph 12 UVgO fuer Liefer- und Dienstleistungsauftraege geregelt. Fuer Bauauftraege findet sich die Regelung in Paragraph 3a Absatz 4 VOB/A Abschnitt 1. Die Voraussetzungen fuer die Zulaessigkeit der freihaendigen Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb sind in diesen Vorschriften abschliessend aufgezaehlt. Der Auftraggeber muss die Wahl der Verfahrensart in der Vergabedokumentation begruenden.