Was bedeutet Verhandlungsverfahren?
Das Verhandlungsverfahren ist eine Vergabeart, die dem oeffentlichen Auftraggeber die Moeglichkeit gibt, mit den Bietern ueber den Inhalt ihrer Angebote zu verhandeln. Im Unterschied zum offenen und nicht-offenen Verfahren, bei denen die eingegangenen Angebote so wie sie sind bewertet werden muessen, erlaubt das Verhandlungsverfahren einen iterativen Prozess der Angebotsoptimierung.
Das Verhandlungsverfahren kann mit oder ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb durchgefuehrt werden. In der Regel ist ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, in dem die Eignung der Bewerber geprueft und eine Auswahl fuer die Verhandlungsphase getroffen wird. Das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist nur in engen Ausnahmefaellen zulaessig, etwa wenn im offenen oder nicht-offenen Verfahren keine geeigneten Angebote eingegangen sind.
Der Ablauf des Verhandlungsverfahrens umfasst mehrere Verhandlungsrunden. In jeder Runde koennen die Bieter ihre Angebote auf Basis der Verhandlungsergebnisse ueberarbeiten und verbessern. Der Auftraggeber kann die Zahl der Angebote sukzessive reduzieren, sofern dies in der Bekanntmachung angekuendigt wurde. Am Ende steht die abschliessende Angebotsaufforderung und die Zuschlagsentscheidung. Wichtig ist, dass der Auftraggeber die Zuschlagskriterien und die Mindestanforderungen waehrend der Verhandlungen nicht aendern darf.
Relevanz fuer Bieter
Das Verhandlungsverfahren bietet Bietern die einzigartige Moeglichkeit, ihr Angebot im Dialog mit dem Auftraggeber zu optimieren. Dies ist besonders bei komplexen Auftraegen vorteilhaft, bei denen die Anforderungen nicht vollstaendig im Voraus definiert werden koennen. Bieter koennen in den Verhandlungen ihre Expertise einbringen und innovative Loesungsansaetze vorschlagen.
Bieter sollten sich auf Verhandlungen sorgfaeltig vorbereiten und eine klare Verhandlungsstrategie entwickeln. Es empfiehlt sich, die eigenen Staerken und Alleinstellungsmerkmale herauszuarbeiten und gleichzeitig die Preisuntergrenze zu kennen. Professionelles Verhandlungsgeschick kann im Verhandlungsverfahren einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen.
Rechtlicher Rahmen
Das Verhandlungsverfahren ist in Paragraph 17 VgV fuer den Oberschwellenbereich geregelt. Die Voraussetzungen fuer die Anwendung ohne Teilnahmewettbewerb finden sich in Paragraph 14 Absatz 4 VgV. Fuer Bauleistungen regelt Paragraph 3a Absatz 4 VOB/A-EU das Verhandlungsverfahren. Im Sektorenbereich steht das Verhandlungsverfahren gemaess SektVO gleichberechtigt neben den anderen Verfahrensarten zur Verfuegung. Die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU regelt das Verhandlungsverfahren in Artikel 29. Im Unterschwellenbereich entspricht die Verhandlungsvergabe dem Verhandlungsverfahren und ist in Paragraph 12 UVgO geregelt.